Wie oft werden Sie mit einer Gruppe von Mitarbeitern in einen langen E-Mail-Thread gezogen? Ist Ihre Teamkommunikation schwer zu dokumentieren und auf mehrere Programme verteilt? Wie kann Ihre Arbeitsgruppe einfacher zusammenarbeiten, chatten und wichtige Dateien und Ressourcen freigeben? Ihre Lösung ist Microsoft Teams. Teams ist ein Cloud-basiertes Tool für die Zusammenarbeit, das Teil der Microsoft Office 365-Anwendungssuite ist. Zu den Kernfunktionen von Microsoft Teams gehören:

  • Arbeitsgruppen erstellen und verwalten
  • Kommunikation über Chat / Instant Messaging
  • Verbindung mit Audioanrufen
  • Starten von spontanen oder geplanten Videokonferenzen
  • Dateien und Links teilen
  • Arbeit und Ressourcen dokumentieren
  • Vereinfachung des Zugriffs auf andere Office-Apps
LONDON, UK – May 1st 2020: Microsoft teams logo on a smartphone

Mit Teams können Arbeitsgruppen innerhalb eines Unternehmens an Inhalten auf verschiedenen Geräten (Laptops, Tablets und Smartphones) und auf mehreren Plattformen, einschließlich Windows und Mac, zusammenarbeiten. Darüber hinaus kann ein Team mit Microsoft-Teams auch externe Partner wie Anbieter, Dienstanbieter und Berater einladen, an der Zusammenarbeit und den Gesprächen sowie an der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen teilzunehmen. Dies ist ein großes Plus für Produktivität und Projektmanagement.

Besser als Slack & Google Hangouts

Im Kern ist Teams ein Chat-basierter Arbeitsbereich, der Gruppen- und private / Instant Messaging-Nachrichten mit Threads und dauerhaften Konversationen bietet. Obwohl Teams mit ähnlichen Produkten wie Slack und Google Hangouts konkurrieren, ist Microsoft Teams robuster, in Office 365 enthalten und stellt eine Verbindung zu anderen Office 365-Anwendungen her, einschließlich Excel, Word, OneNote, Planner und SharePoint. Diese Integration mit anderen Microsoft Office-Programmen schafft ein flüssigeres, nahtloseres Portal und Erlebnis.

Hinweis: Wenn Ihre Organisation derzeit Skype for Business für Instant Messaging verwendet, werden Sie wahrscheinlich zu Teams wechseln, da Skype for Business im Jahr 2020 ein Verfallsdatum (Lebensende) hat.

Mit Kanälen anpassen

Teams bestehen aus Kanälen, die nach Themen, Projekten oder Abteilungen organisiert werden können. Kanäle sind sehr flexibel, da sie Besprechungsverlauf, Chat, freigegebene Dateien oder Ressourcen und andere Kommunikationen speichern, die leicht durchsucht werden können. Darüber hinaus kann jeder Kanal mit Registerkarten für Apps wie SharePoint, Planner, OneNote sowie Dateien und anderen freigegebenen Ressourcen angepasst werden. Planner ist eine benutzerfreundliche Office 365-Anwendung, mit der Sie Aufgaben- oder Aktionselemente für Mitglieder einer Arbeitsgruppe erstellen und anschließend den Fortschritt jeder Aktion für ein Projekt oder Team verfolgen können.

Die Kommunikation mit einem bestimmten Channel-Mitglied oder sogar dem gesamten Team ist mit @ Erwähnungen ebenfalls einfach. Glücklicherweise können Sie auf der Registerkarte „Aktivität“ in Teams ganz einfach alle ungelesenen Nachrichten, @ Erwähnungen, Antworten und mehr abrufen. Wie andere Messaging-Dienste kann auch die Teamkommunikation Emojis und GIFs enthalten, ein wesentlicher Bestandteil jeder Geschäftskommunikation <grinsen>.

Video- und Sprachmeetings

Innerhalb eines teambasierten Messaging-Threads können Sie problemlos Sprach- und Videokonferenzen planen oder mit geringem Aufwand eine schnelle spontane Besprechung starten. Teambesprechungen können sogar über Microsoft Outlook geplant werden. Unabhängig von der Methode zum Planen von Besprechungen werden diese mit Outlook synchronisiert, um Sie auf dem Laufenden zu halten. Videokonferenzen können mit bestimmten Kontakten oder innerhalb eines Kanals gestartet werden, und es ist einfach, eine Aufzeichnung der Besprechung zu erstellen. Microsoft Teams enthält eine coole Funktion für künstliche Intelligenz (KI) namens Unschärfehintergrund. Mit einer solchen mobilen und Remote-Belegschaft können Sie mit diesem Tool einen überfüllten oder unprofessionellen Hintergrund eines Anrufs beseitigen, während Sie sich weiterhin mit jedem Teilnehmer des Anrufs beschäftigen.